Gmina Piaseczno jako pierwsza w Polsce wdrożyła system e-Doręczeń. Projekt służący automatyzacji procesów wysyłki korespondencji urzędowej ułatwiający jednocześnie mieszkańcom m.in. opłacanie podatków lokalnych z wykorzystaniem e-Płatności został doceniony w konkursie Smart City Poland Award 2024.
Projekt wdrożenia systemu e-Doręczeń w Urzędzie Miasta i Gminy Piaseczno realizowany był na przełomie 2023 i 2024 roku we współpracy z firmą Asseco Poland wyprzedzając obowiązek, którym podmioty publiczne mają zostać objęte z dniem 1 stycznia 2025 r. Pozwoliło to Gminie Piaseczno na wysyłkę aż 70 tys. decyzji podatkowych w 2024 r. drogą elektroniczną. Dzięki temu mieszkańcy, którzy założyli skrzynki do e-Doręczeń do momentu wysyłki decyzji podatkowych na rok 2024, korespondencję w tej sprawie otrzymali już drogą elektroniczną.
– Zachęcamy wszystkich mieszkańców do zakładania skrzynek do e-Doręczeń, co ułatwi i przyspieszy komunikację z urzędem, ponieważ systematycznie zwiększać się będzie katalog spraw, które będzie można załatwić drogą elektroniczną – mówi burmistrz Daniel Putkiewicz.
Bezpieczeństwo i oszczędności
Automatyzacja procesów urzędowych, zwłaszcza w zakresie generowania, podpisywania elektronicznego i wysyłania 70 tys. decyzji podatkowych, znacząco przyspieszyła i usprawniła pracę urzędu. Jednocześnie elektroniczna wysyłka dokumentów pozwala na oszczędności wynikające z wyeliminowania konieczności drukowania, kopertowania i fizycznego wysyłania dokumentów. Zwiększone zostało też bezpieczeństwo danych osobowych i urzędowych.
– Decyzja o cyfryzacji była odpowiedzią na potrzebę zwiększenia efektywności pracy urzędu, poprawy bezpieczeństwa danych oraz zapewnienia wyższego standardu obsługi mieszkańców – podkreśla burmistrz Daniel Putkiewicz. – Wprowadzenie e-Doręczeń umożliwiło nam nie tylko przyspieszenie procesu dostarczania decyzji podatkowych, ale również znaczącą redukcję kosztów związanych z tradycyjną wysyłką papierową. Ponadto projekt był realizowany na prawie rok przed wprowadzeniem nowych przepisów prawnych, co pozwoliło miastu wyprzedzić oczekiwane wymogi i zająć pozycję lidera w dziedzinie innowacji samorządowych w Polsce.
Główna nagroda dla Piaseczna
Innowacyjność tę doceniło jury konkursu Smart City Poland Award 2024 przyznając Piasecznu I miejsce i tytuł The Most Smart City Award 2024. Nagrodę za wdrożenie sytemu e-Doręczeń w Piasecznie burmistrz Daniel Putkiewicz odebrał 23 października 2024 r. w Łodzi podczas targów Smart City Expo Poland.
Wdrożenie nowego systemu było możliwe dzięki ścisłej współpracy zespołów Urzędu z Asseco Poland, które dostarczyło nie tylko niezbędne oprogramowanie, ale i wsparcie merytoryczne oraz techniczne. To partnerstwo umożliwiło skuteczną realizację projektu, który stał się modelowym przykładem cyfrowej transformacji w sektorze publicznym.
Czym są e-Doręczenia?
To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.
W skrzynce do e-Doręczeń można wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne o dogodnej porze i z dowolnego miejsca. Wystarczy mieć dostęp do Internetu. Pozwala to uniknąć konieczności czekania na listonosza czy odwiedzania urzędu pocztowego. Mieszkańcy gminy Piaseczno już teraz mogą w aplikacji mObywatel oraz na stronie internetowej www.mobywatel.gov.pl sprawdzić należności z tytułu podatku od nieruchomości, rolnego oraz leśnego oraz łatwo i bezkosztowo go opłacić.
Usługa ePłatności to bezpłatny i szybki sposób rozliczania online z urzędem. Użytkownicy aplikacji mObywatel nie muszą już pamiętać i sprawdzać terminów płatności – aplikacja ich wyręczy! Na swój telefon otrzymają powiadomienie o oczekującej płatności. Wystarczy kilka kliknięć, by ją zrealizować.
Więcej informacji o e-Doręczeniach, w tym instrukcję założenia skrzynki, znaleźć można na stronie www.gov.pl/web/e-doreczenia.
O naszym systemie e-Doręczeń można przeczytać również na portalu pisma samorządowego “Wspólnota”: wspolnota.org.pl.
