Gmina Piaseczno otrzymała wyróżnienie w konkursie Innowacyjny Samorząd za zgłoszony w kategorii gminy miejsko-wiejskiej projekt „System monitorowania i obsługi stołówek szkolnych i przedszkolnych w Gminie Piaseczno”.
Konkurs Innowacyjny Samorząd to projekt Serwisu Samorządowego PAP, w którym nagradzane są najbardziej innowacyjne gminy, miasta, powiaty i województwa. W tegorocznej edycji konkursu zgłoszono 237 projektów. Najwięcej, bo aż 64 wpłynęło w kategorii gmin miejskich. Gminy wiejskie złożyły 51 projektów, gminy miejsko-wiejskie – 37, powiaty – 28, duże miasta – 28, województwa – 28.
26 maja 2022, podczas uroczystej gali zorganizowanej w Warszawie, Burmistrz Miasta
i Gminy Piaseczno Daniel Putkiewicz odebrał wyróżnienie przyznane naszej gminie.
Charakterystyka wyróżnionego projektu
– Podstawową funkcjonalnością systemu jest możliwość kontroli opłat za posiłki przy ich wydawaniu na stołówkach szkolnych. Kontrola odbywa się przy pomocy Piaseczyńskiej Karty Mieszkańca. Dziecko odbierające posiłek przykłada kartę do czytnika zamontowanego przy okienku wydawania posiłków a system automatycznie sprawdza czy dana osoba ma prawo do uzyskania obiadu – tzn. czy wniesiona została opłata za posiłek – tłumaczy Tomasz Pawlak Kierownik Referatu Innowacji Miejskich w gminie Piaseczno.
Każdy użytkownik systemu (Rodzic dziecka korzystającego ze stołówki) posiada indywidualne konto, na którym ma możliwość zapisania nieograniczonej liczby dzieci. Na tym koncie system odnotowuje kwoty wpłat oraz inne informacje niezbędne do rozliczenia posiłków w danym okresie czasu (zakres dat, którego dotyczy wpłata, rodzaj posiłku, ilość itp.).
System ponadto umożliwia dokonywanie opłat za wskazany miesiąc, a nawet daje możliwość zapłacenia za cały semestr. Aby mieć możliwość zamówienia posiłków, rodzice najpierw wnoszą opłaty (zasilają swoje indywidualne konto), a następnie składają zamówienia w ramach dostępnych środków. System umożliwia dokonywanie opłat zarówno poprzez automatyczne przelewy online, przelew tradycyjny a także obsługuje płatność kartami płatniczymi.
Każde dziecko odbierające obiad na stołówce przed wydaniem posiłku zbliża swoją Piaseczyńską Kartę Mieszkańca do elektronicznego czytnika przy ladzie wydawczej. Karty można uzyskać bezpłatnie w Urzędzie Miasta i Gminy Piaseczno.
Osobom nieuprawnionym do otrzymania Piaseczyńskiej Karty Mieszkańca (dzieci uczęszczające do piaseczyńskich szkół nie będące mieszkańcami gminy) wydane są w szkole karty zastępcze umożliwiające korzystanie z posiłków.
System oferuje następujące funkcjonalności dostępne on-line na indywidualnym koncie rodzica:
• możliwość dodania dzieci z Piaseczyńskimi Kartami mieszkańca lub kartami zastępczymi
• możliwość wysyłania i odbierania wiadomości do i od obsługi stołówki
• składanie zamówień on-line
• możliwość rezygnacji z zamówienia w danym dniu lub za wskazany okres czasu
• możliwość wniesienia opłat za posiłki
• możliwość wygenerowania pełnej historii opłat i zamówień posiłków
• podgląd do aktualnego stanu konta oraz aktualnych zamówień
Od strony administracji stołówki system zapewnia:
• Dodawanie nowych użytkowników
• Wyświetlanie listy osób odbierających posiłki
• Wyszukiwanie użytkowników
• Generowanie szczegółowej listy zamówień zawierającej m.in.: uwagi nt. alergii, preferencji, typu posiłku ilości, itp.
• Przyznawanie użytkownikom debetu do wykorzystania na obiady
• Sprawdzanie poszczególnych zamówień
• Anulowanie zamówień
• Dodawanie zamówień w imieniu użytkownika
• Blokowanie konta użytkownika
• Automatyczne rozpoznawanie wpłat na koncie stołówki – automatyczne przypisywanie płatności do zarejestrowanych w systemie użytkowników
• Korektę salda danego konta
• Generowanie listy wpłat i jej eksport do plików zewnętrznych w formacie txt, csv, xls itp.
• Zarządzanie nieprzypisanymi do żadnego konta wpłatami
• Możliwość tworzenia jadłospisów ich edycję i udostępnianie użytkownikom
• Możliwość dodawania i edycji zestawów obiadowych – określanie ich typów i rodzajów
• Możliwość tworzenia elektronicznych przepisów ułatwiających tworzenie list potrzebnych do ich przygotowania produktów. Przepisy umożliwiają definiowanie wielkości porcji oraz zapewniają możliwość ich duplikowania i edycji w dowolnym późniejszym czasie.
• Generowanie listy zwrotów nadpłat oraz eksportowanie tej listy w sposób umożliwiający jej automatyczne wczytanie do systemu bankowości elektronicznej gminy i na jej podstawie dokonanie automatycznego zwrotu nadpłat na kontach utworzonych w systemie – salda tych kont w takim przypadku ulegają wyzerowaniu a nadpłaty automatycznie zwracane są użytkownikom.
Opis Korzyści wynikających z wdrożenia
Korzyści dla Użytkowników systemu – Rodziców
• Możliwość dostępu on-line w czasie rzeczywistym do stanu rozliczeń obiadowych
• Możliwość bieżącej kontroli poprawności rozliczeń i monitorowania odbioru posiłków przez dziecko
• Łatwy sposób zarządzana zamówieniami – zamawianie/odmawianie posiłków
• Dostęp do konta stołówkowego poprzez aplikację mobilną umożliwiającą pełną kontrolę nad systemem stołówkowym
• Łatwość i wygoda dokonywania płatności
• System powiadomień przypominających o dokonaniu wpłat lub zamówieniu obiadów
Korzyści dla Intendentów prowadzących stołówki
• Automatyczne wczytywanie płatności za obiady
• Zmniejszona ilość czasu potrzebnego na obsługę płatności za obiady (mniej pracy)
• Automatyczne generowanie raportu rozliczeń finansowo-księgowych na koniec miesiąca
• Ogólna kontrola i koordynacja płatności z wydanymi posiłkami
• Minimalizacja sytuacji zalegania z płatnościami za posiłki
• Łatwiejszy kontakt z rodzicami poprzez powiadomienia dostępne w systemie
• Łatwiejsza obsługa odwoływania posiłków – rodzice sami odwołują
Korzyści dla jednostek rozliczających stołówki – Centrum Usług Wspólnych oraz dla Gminy
• Uzyskanie jednolitego raportu rozliczeniowego dla wszystkich placówek – (12 stołówek szkolnych i 11 przedszkoli)
• Uzyskanie narzędzia pozwalającego na sprawne generowanie zwrotów nadpłat – w 2021 roku 6543 kont rodziców i 7861 dzieci korzystających ze stołówek. Dzięki temu proces dokonywania zwrotów skrócił się z kilkunastu dni do kilkunastu minut przy zaangażowaniu dwóch osób a nie kilkunastu, które wpisywały wcześniej przelewy ręcznie.
• Usprawnienie procesu składania raportów rozliczeniowych
• Prawie całkowita redukcja zadłużenia placówek – brak możliwości korzystania z systemu przed dokonaniem płatności
• Dzięki zastosowaniu Piaseczyńskiej Karty Mieszkańca na stołówkach nastąpił wzrost liczby rozliczeń podatku dochodowego wśród mieszkańców o 289 osób. Przy założeniu średnich wpływów podatkowych do gminy od jednego mieszkańca na poziomie ok. 2500 zł rocznie daje to wzrost wpływów budżetowych gminy na poziomie 722 500 zł rocznie. Wzrost wpływów spowodowany jest tym, że aby otrzymać Piaseczyńską Kartę Mieszkańca należy wykazać się płaceniem podatku na rzecz gminy Piaseczno. Liczba 289 to liczba złożonych deklaracji ZAP-3 czyli przyłączenie do wpływów budżetowych nowych podatników, którzy dotychczas nie składali swoich podatków na rzecz gminy Piaseczno.
Więcej o konkursie na stronie: www.samorzad.pap.pl
